I nedanstående text används ordet grupp för den samling respondenter som tillhör en viss organisatorisk enhet, grupp, avdelning, team, klass eller liknande.
I nedanstående text används ordet chef för den person som är ansvarig för den grupp/avdelning/team. Oftast är det en chef med personalansvar. Denna person är oftast närmst ansvarig för gruppens arbetsmiljö och resultat.
För få svar innebär att gränsen för skyddande av respondenter på minst 5st* respondenter har underskridits och resultatet ej presenteras. Detta för att skydda respondenten och kallas ibland i dagligt tal för anonymitetsgräns. Det finns två orsaker till att detta kan uppstå i samband med en undersökning.
- Den grupp som chefen ansvarar för innehåller för få respondenter (<5). Även vid 100% svarsfrekvens i gruppen är antalet respondenter för få (<5) och då presenteras ej något resultat.
- Den grupp som chefen ansvarar för innehåller fler än 5 respondenter. Dock är svarsfrekvensen för låg (<5) så att det är färre än 5 respondenter som har besvarat undersökningen.
Quicksearch rekommenderar organisationen att hantera de ovanstående situationerna på följande två sätt.
- Vid för få respondenter i gruppen (<5) rekommenderar Quicksearch att chefen tydliggör vikten av att alla besvarar undersökningen då svaren bidrar till en mer rättvisande bild för hela organisationen. Chefen tackar även för de svar som kommit in. Efter undersökningen får chefen ta del av organisationens totala resultat och använder detta som ett diskussionsunderlag tillsammans med sin grupp för att diskutera förbättringsarbete inom gruppen.
- Vid för få respondenter som svarat (<5) trots att antalet mottagare i gruppen är tillräckligt (>5) bör chefen som första uppgift förklara vikten av att alla medarbetare besvarar enkäten. Både för utvecklingen av den egna arbetsmiljön och för utvecklingen av hela organisationen. Chefen får sedan ta del av organisationens totala resultat och använder detta som diskussionsunderlag tillsammans med sin grupp för att diskutera förbättringsarbetet inom gruppen.
Quicksearch rekommenderar detta tillvägagångsätt då vi har sett att det ger mest värde i förhållande till nedlagd tid. Det är inte undersökningen som gör resultatet det är arbetet ni gör tillsammans efteråt.
*= Anonymitetsgränsen kan ligga på ett annat värde för er organisation. Antalet 5 som finns i artikeln är baserat på Quicksearchs rekommenderade värde.