Quicksearch har stöd för att dela upp en mottagarlista för att automatiskt skicka ut enkäter till en del kunder varje månad jämnt och slumpvis fördelat över året. Detta är vanligt i kundundersökningar och ersätter ofta den årliga kundundersökningen som historiskt skett vid ett tillfälle per år.
Överföring av kundlista till Quicksearch
Som kund underhåller ni er kundlista som ligger hos Quicksearch. Det enklaste sättet är att ni via SFTP löpande skickar upp en Excell eller CSV-fil över era kunder till Quicksearch. Ni skall skriva över samma fil vid varje uppdatering så att Quicksearch endast har en fil och den innehåller den aktuella urvalslistan.
Urval
Quicksearch läser sedan in listan och tar den andel av kunderna som skall få utskicket denna period och skickar en enkät till dem.
Krav
För att urvalet skall ske på ett bra sätt behöver lista innehålla någon helt numerisk uppgift som är slumpvis fördelad. Ett bra exempel är kundnummer som vanligen är ett löpnummer eller telefonnummer om dessa alltid finns och inte innehåller andra tecken än siffror. Ett dåligt exempel är kundkategori eller postnummer vilket skulle gruppera liknande kunder i samma utskicksperiod.
Teknisk funktion
Rent praktiskt använder Quicksearch en regel som tar fram aktuell period, exempelvis månad. Där Januari är 1, Februari är 2 etc. En annan regel räknar ut restvärdet (modulo) av den numeriska uppgiften (kundnumret). Vid modulo 12 blir kundnummer 1 till restvärde 1, Kundnummer 2 till restvärde 2, kundnummer 13, 25 eller 37 till restvärde 1. Om restvärdet av kundnumret är samma som innevarande period skickas enkäten ut. Om det inte överensstämmer skickas ingen enkät.
Funktionen fungerar lika bra för att skicka ut 1, 2, 3, 4 eller 6 enkäter per kontakt och år eller skicka ut veckovis (modulo 52, där vi ignorerar vecka 53).
Tips: I B2B-sammanhang är det lämpligt med en uppgift som är unik per kontakt hos kunden - exempelvis ett ID från CRM-systemet snarare än kundnummer eftersom alla kontakter hos samma kund skulle få undersökningen samma period vilket inte är önskvärt.
Tänk på: Det är bra att lägga in en blockeringsregel så att inte samma mottagare får enkät inom 60 dagar. Detta minskar risken för fel om kunden av misstag lagt upp flera kopior av sin kundlista via SFTP, vilket inte skall ske. Det minskar även risken om inläsning triggas manuellt av en användare.
Exempel på regelsättning vid utskick 1 gång per år
- Skriv aktuell månad till en bakgrundsvariabel ("Månad")
- Rensa eventuella felaktiga tecken från kundnummer-fältet så att vi kan lita på att det är numeriskt
- Skriv kundnummer modulo 12 till en bakgrundsvariabel ("Kundnummer modulo 12")
- Om aktuell månad inte är lika med kundnummer modulo 12 skall enkäten spärras
- Lägg in en spärr så att inte samma person kan få en enkät inom 60 dagar
Tekniken kan också användas vid export från CRM-systemet så att Quicksearch endast har en kundlista som är aktuell månads mottagare. Exempel på hur en sådan fråga ser ut via SQL kan vara:
SELECT CustomerNo FROM [Customer] WHERE (DATEPART(mm, GETDATE())) = ((CustomerNo % 12)+1)