Svarsfrekvensen för en medarbetarundersökning bör vara cirka: 80 %. Om medarbetarna är utspridda på olika geografiska områden brukar svarsfrekvensen vara något lägre, ungefär 70 %.
Det är ett vanligt misstag att tro att det är meningslöst att arbeta med resultaten om svarsfrekvensen är låg, likaså att anta att resultaten i detta fall enbart återspeglar vissa åsikter hos de anställda. Det tar tid att skapa en fungerande förbättringsprocess som omfattar samtliga medarbetare.
Om ledningen är ointresserad av att arbeta med resultatet bör man fundera över avsikterna med att genomföra en medarbetarundersökning. Varför genomförs undersökningen alls och vill ledningen verkligen få reda på medarbetarnas åsikter. Har man en annan agenda?
En låg svarsfrekvens speglar ofta en erfarenhet inom organisationen kring att det är meningslöst att svara eftersom inga aktiviteter eller förändringar kommer att göras. Delar av personalen kommer att säga “Jag hade rätt; de bryr sig inte. Våra ansträngningar att göra våra röster hörda var till ingen nytta.” Genom att inte agera på resultatet kommer således att ge alla de medarbetare som är negativt inställda rätt.
Om man inte visar respekt för de som deltagit i undersökningen, genom att arbeta med förbättringsarbete, kommer medarbetarna att känna brist på förtroende och även besvikelse, då de kommer att känna sig lurade.
Genom att agera på resultatet visar ledningen att man uppskattar de som tagit sig tid och engagemang att delta och att de åsikter som lämnats har en påverkan på det fortsatta arbetet. Detta kommer att göra att fler vill delta vid nästa mätning eftersom man ser att åsikterna har en reell påverkan på det som sker.
När antalet svar/respondenter överstiger 1 000 är det alltid rätt beslut att arbeta med resultaten. När man genomför en urvalsundersökning (och inte en totalundersökning som omfattar hela populationen) krävs det normalt minst 1000 svar.
Även om antalet svar är lägre än 1000 är det viktigt att arbeta med undersökningsresultaten.
Till exempel:
Svarsfrekvens är 50 % (500 svar).
Optimisten skulle säga att vi har ett bra underlag med svar från hälften av alla medarbetarna, medan pessimisten skulle tycka att vi inte kan arbeta med resultatet eftersom hälften av medarbetarna inte besvarat undersökningen.
Att inte arbeta med resultaten skulle, av de 500 personer som har lagt ned sin tid och ansträngning på att svara på undersökningen, tolkas som att ledningen inte bryr sig. I exemplet är också antalet så stort att det i sig kräver att man agerar på resultatet.
Arbetet med resultatet kommer att skapa en process!
Scenario – Ledningen beslutar att inte arbeta med resultatet.
- Bristande förtroende för högsta ledningen (frågar men bryr sig inte om svaren).
- Bristande förtroende för Personalavdelningen (ni bad oss att delta I undersökningen men ledningen stöder inte ert arbete).
- Bristande förtroende till medarbetarundersökningen och syften med denna
(stora löften - liten utdelning). - Svarsfrekvensen i följande ME-undersökning kommer att vara låg
(varför ska jag svara om ingen bryr sig?). - ME-värden kommer att vara lägre jämfört med tidigare undersökning, på grund av negativa aspekter kring processen.
Scenario - Ledning beslutar att delvis arbeta med resultatet
- Bristande förtroende för ledningen (visar lågt intresse för de anställdas åsikter)
- Bristande förtroende för Personalavdelningen (Stödjer högsta ledningen verkligen ert arbete? Personalfrågor verkar inte vara viktigt)
- Bristande förtroende till medarbetarundersökningen och syften med denna (menar de vad de säger eller är det bara fina ord?)
- Svarsfrekvensen i nästa undersökning kommer att vara lägre (varför svara när intresset för våra åsikter är lågt?)
- ME- resultat kan vara lägre än förra årets på grund av negativt skvaller och rykten om hur resultaten hanteras.
Scenario - Ledningen beslutar att arbeta med resultatet.
- Förtroendet för högsta ledningen kommer öka (det de säger är också vad de gör).
- Förtroende för Personalavdelningen (Personalavdelningen får god support av högsta ledningen och deras arbete är viktigt. I den här organisationen är varje individ viktig).
- Förtroende till medarbetarundersökningen och syften med denna (högsta ledningen gjorde ett uttalande baserat på den första medarbetarundersökningen – och det gäller fortfarande!).
- Svarsfrekvensen i nästa undersökning kommer att vara högre (Ledning på alla nivåer arbetar med resultaten. Om en medarbetare vill medverka i företagets förbättringsprocess och göra sin röst hörd – kommer företaget att lyssna).
- Medarbetarundersökningens resultat kan vara högre än förra årets (det här tar tid). (högsta ledningen, personalavdelningen och chefer på alla nivåer tar det här på allvar och är angelägna att arbeta med resultaten för att förbättra företaget).