Quicksearch skickar vanligtvis ut enkäter från e-postdomänen mail.quicksearch.se . Det låter Quicksarch övervaka att mailet går fram och vi använder flera tekniker för att förbättra chansen att e-post når mottagaren.
Quicksearch stödjer att man använder sin egna domän vid utskick från Quicksearchs servrar. Det innebär att ni kan vara tydliga att det är er organisation som är avsändare till enkäterna så att mottagarna kan känna sig tryggare med att öppna enkäten. Det ställer dock vissa tekniska krav hos er för att godkänna Quicksearch som avsändare av ert domännamn, så att mailet går fram.
Vanliga mottagare, så som Gmail, spärrar numera e-post från mottagare som skickar fler än 5000 mail per dag om inte avsändaren satt upp SPF och DKIM vilket beskrivs i denna artikel.
Vi rekommenderar mycket starkt att ni använder en subdomän för utskick via Quicksearch för att undvika att eventuella inställningar går sönder om ni skulle ändra något i er egna infrastruktur längre fram. Det blir också väldigt lätt för er att spåra om ett utskick skett från era vanliga e-postkonton eller från Quicksearch-systemet.
Exempel på sådan domän kan vara survey.example.com eller feedback.example.com
När ni sätter upp subdomänen för utskick skall ni göra följande inställningar i er DNS:
A-record:
89.150.196.121
TXT-record:
text = "v=spf1 a ip4:89.150.196.121 include:_spf.quicksearch.se -all"
MX-record:
Använd i första hand er egna MX-server. Saknas det, meddela Quicksearchs support och ange:
MX 0 mc.sverige.net
DMARC:
Vi rekommenderar använding av DMARC. Om ni redan har kunskap om DMARC bör ni sätta upp enligt egna önskemål och policies.
Om ni saknar kunskap om DMARC och vill komma igång enkelt:
Skapa en subdomän till den subdomän ni valt (Ex. "@survey.example.com") och namnge den "_dmarc.survey.example.com". Skapa ett textrecord på _dmarc.survey.example.com :
text = "v=DMARC1; p=none;"
DKIM:
Vi rekommenderar användning av DKIM. Om ni redan har kunskap om DKIM kan ni tillhandahålla en privat nyckel till Quicksearch och lägga den publika i er egna DNS för den aktuella subdomänen.
Om ni inte använder en subdomän skall ni lägga till följande i ert befintliga SPF-record för er domän:
include:_spf.quicksearch.se
Det är också möjligt att använda detta i kombination med användning av egen e-postserver och DKIM.
Nackdelar och vägar runt
Om ni använder en egen domän för utskick av e-post kommer eventuella studsar eller svar på e-postutskicken att hamna i den mailserver som ni anger i ert MX-record. Det betyder att funktionen "Inkorg" i Quicksearch, där studsade e-postmeddelanden och svar kommer in, kommer upphöra att fungera för er eftersom dessa inte längre går till Quicksearch.
Hur detta löses:
Om ni sätter upp en "Domain forward" av all inkommande e-post för subdomänen och riktar till "inbox@mail.quicksearch.se" kommer Quicksearch att ta emot svaren och kunna lägga dem i inkorgen. Det är viktigt att detta görs med en riktig "FORWARD" och inte via andra funktioner som vidaresändning eller gruppbrevlådor.
Väg runt:
Om er organisation inte kan göra en "Domän forward" eller riktiga "FORWARD" går det att ange "Reply-To" vid utskicket. Svarande personer kommer då att kunna skicka svaret till en annan e-postadress, exempelvis ansvarig för utskicket. Svaren kommer alltså inte till inkorgen, men ni tar emot dem till en adress ni väljer. Notera dock att "Reply-To" inte är en tvingande funktion i SMTP-standarden och det finns epost-program som inte stöder funktionen. Därför är detta sätt inte garanterat att fungera i alla fall, men en lösning som fungerar ofta och i brist på andra möjligheter. Det finns också varierande uppgifter online om SPAM-filter stoppar e-postmeddelanden där From och Reply-To ligger på olika domäner. Metoden med Reply-To skall alltså användas om inte säkrare sätt finns att tillgå.