När vi genomför mätningar inom en organisation vill man kunna följa förändringar för att kunna agera och se resultat av insatser. Organisationens struktur förändrar sig över tid och vårt mål är därför att resultatet skall vara så användbart och värdefullt som möjligt nu och i framtiden.
I Quicksearchs tjänster kommer svar för medarbetarna på en avdelning ligga kvar på den avdelning som medarbetaren var på vid svarstillfället även om medarbetaren senare byter avdelning. Det betyder alltså att det inte uppstår att historiska svar flyttar sig när en medarbetare byter avdelning.
När man har tillgång till många organisatoriska nivåer kan det ibland vara så att förutsättningarna ändrar sig och här har Quicksearch en best practise för hur man arbetar om avdelningar flyttas hierarkiskt, delas upp eller slås ihop. Det är viktigt att vara tydlig och konsekvent med det resultat vi presenterar även om förutsättningarna justeras över tid. Den som läser resultatet lätt kan förstå, tolka och agera på det utan att riskera att jämföra äpplen med päron.
Quicksearchs erfarenhet att vi hanterar trend på följande sätt konsekvent när det sker förändringar.
- Om en avdelning är oförändrad och finns med mellan flera olika mättillfällen rapporteras en trend för avdelningen.
- Om en avdelning är ny har man ingen trend sedan tidigare, men kommer få en trend i vid nästa tillfälle.
- Om en avdelning döps om men är i övrigt intakt (Ex. Avdelning A blir Avdelning B) rapporteras en trend och avdelningens namn kan uppdateras även historiskt. Vi döper alltså om Avdelning A till Avdelning B även historiskt för att man framöver skall ha mer nytta av resultaten.
- Om en avdelning delas upp (Ex. Avdelning A blir till Avdelning B och Avdelning C) är inte förutsättningarna längre likadana och trend kan inte fås på avdelningsnivå. Om de nya avdelningarna (B & C) ligger hierarkiskt på samma nivå som den tidigare (A) kan en trend ändå utläsas längre upp i hierarkin, men inte av den som ansvarar för endast Avdelning A eller Avdelning B.
- Om två avdelningar slås ihop till en avdelning (Ex Avdelning A och Avdelning B bildar tillsammans en Avdelning C) så har förutsättningarna förändras och trend blir därför inte möjlig på avdelningsnivå. Det går däremot att utläsa trend längre upp i hierarkin.
- Om en avdelning upphör att finnas kommer de historiska svaren finnas i den hierarkiska nivå där de tidigare befann sig, men nya svar kommer inte komma in och trenden kommer i framtiden inte innehålla nya svar för avdelningen. Inga nya resultat kommer finnas av naturliga skäl och ingen användare kommer att ha direkt tillgång till avdelningens resultat då den inte längre finns.
Vårt fokus är alltså att resultatet skall vara så användbart som möjligt nu och i framtiden snarare än att försöka presentera saker exakt så som de såg ut förr och med gamla förutsättningar. Vi här alltså valt att fokusera på resultatet som ett förbättringsverktyg, snarare än en historisk rapportering.
Vid större omstruktureringar är det av intresse att följa resultatet på avdelningsnivå om denna är intakt, men även få en bild av hur den nya organisationen hierarkiskt skulle sett ut historiskt.
Därför tillåter vi att man organiserar om strukturen för historiska resultat för att ge en bättre överblick över hur organisationen som helhet utvecklar sig, samtidigt som intakta avdelningar kan behålla sina resultat, men detta sker på bekostnad av att hierarkiska resultat i äldre mätningar behålls exakt så som de såg ut vid mättillfället.