Systemet har funktionalitet för att gallra personuppgifter automatiskt.
Gallring kan ske av bakgrundsvariabler per en respondent, exempelvis e-postadress, namn och liknande uppgifter och på fritextsvar från enkäter.
Gallring kan ske vid ett visst tillfälle, där man som användare går in i en mottagargrupp i DialogManager och trycka för att man vill gallra personuppgiferna.
Gallring kan ske automatiskt efter en viss tid, när uppgifterna om personen inte har ändrats inom en förbestämd period.
Inställningen för automatisk gallring kan ställas in för att göras generellt för hela ert konto och perioden kan vara från två veckor från att uppgifterna senast uppdaterades upp till 6 år från att de senast uppdaterades.
Inställningar
Bakgrundsvariabler som skall gallras
För att välja vilka uppgifter som skall gallras automatiskt kryssar du för de bakgrundsvariabler som innehåller personuppgifter under fliken bakgrundsvariabler i DialogManager. Vissa bakgrundsvariabler är automatiskt märkta som personuppgifter och kan inte avmarkeras. Det är uppgifter som namn, epost och mobiltelefonnummer som alla är personuppgifter.
Fritextfrågor som skall gallras
När du skapar eller redigerar en fritextfråga i DialogManager har du möjlighet att styra hur frågan skall behandla personuppgifter.
Alternativen är:
- Att systemet automatiskt lägger in en text att respondenten inte skall fylla i personuppgifter i fältet.
- Att du själv formulerar en text om hur personuppgifter kommer att hanteras vid fältet.
- Eller att frågan automatiskt märks som en personuppgift och gallras efter den period ni angivit i systemet.