Respondenter är den del av systemet där ni hanterar alla personer som ska få eller har fått ta del av en undersökning. Systemet har stöd för många funktioner och hjälpmedel som underlättar er hantering av respondenter (mottagare av undersökningen). I detta avsnitt kommer vi ge tips och förklara begrepp som kan hjälpa er att hantera era respondenter.
Lite grundläggande information:
- Alla respondenter organiseras i grupper
- När ni gör ett utskick av en undersökning så bestämmer ni vilka personer som ska få undersökningen via grupper
- En respondent kan finnas i flera grupper
Respondenter har 6 undermenyer:
- Grupper
- Respondenter
- Bakgrundsdata
- Importera
- Exportera
- Sök
Grupper
I undermenyn Grupper kan ni skapa/redigera grupper och lägga till/ta bort/redigera respondenter från grupperna.
Behörigheter - vem får redigera och använda min grupp?
Det finns två sätt att styra vem som får redigera dialoger. Först så görs det genom Behörighet, där bestämmer ni helt enkelt vilka användare som ska få åtkomst till gruppen. Därefter bestämmer man om gruppen ska vara öppen eller låst.
Öppen - En öppen grupp kan alla användare använda och redigera (förutsatt att de har behörighet till gruppen).
Låst - En låst grupp kan endast redigeras av användaren som skapat gruppen, men alla användare har möjlighet att använda gruppen till att skicka ut undersökningar till.
Lägg till respondenter i grupp
Lägg till få respondenter
Om ni vill lägga till få respondenter i en grupp kan ni göra det i själva gruppen genom att Skapa person.
Lägg till många respondenter
Om ni ska lägga till många respondenter så rekommenderar vi att ni gör det via filinläsning av excelark, som finns under Importera.
Organisationsträd - när används det?
I gruppen kan ni skapa och organisera era respondenter efter ett organisationsträd. Organisationsträd används ofta för medarbetarundersökningar där man vill spegla sitt företagets organisationsstruktur för att lättare kunna utläsa resultatet per avdelningsnivå.
Mer information om Lotsar och hur de kan redigera respondenter och organisationsträd
Respondenter
I undermenyn Respondenter listas alla era inlästa respondenter och ni kan hantera dessa enskilt, exempelvis kan ni uppdatera bakgrundsdata/personuppgifter, avregistrera från framtida utskick samt radera respondenter.
Bakgrundsdata
Här bestämmer ni vilka fält av bakgrundsdata som ska vara tillgängligt för respondenter att ha. Utöver 32 fasta variabler har ni möjlighet att lägga till 150 egna.
Vi rekommenderar att ni är noggranna när ni skapar egna variabler, var tydliga i rubriksättningen så att det inte sker några tveksamheter vilka variabler som ska kopplas till respektive bakgrundsdata. Det är också lätt att det efter tag finns flera dubbletter av variabler (som innehåller samma bakgrundsdata), så var uppmärksamma att ni inte skapar en ny variabel som redan finns.
Importera
Här kan ni importera respondenter till grupper via:
- att skriva in enbart e-postadresser för hand
- importera från fil
- importera respondenter från en annan publicering (utskick)
Tips när ni läser in från excelfil
Viktigt att tänka på är att respondentens bakgrundsdata behöver struktureras i enskilda kolumner. Exempelvis placerar ni alla e-postadresser i kolumn A, alla förnamn i kolumn B, alla efternamn i kolumn C, osv.
Vi rekommenderar att ni i Excel lägger till en rubrik för varje bakgrundsdata. I översta raden skriver ni då vilken bakgrundsdata respektive kolumn innehåller. Detta underlättar sedan när ni ska välja vilka kolumner som ska läsas in och mot vilken bakgrundsdata som de ska kopplas mot.
Exporter
Här kan ni exportera respondenter från grupper och bestämma vilka fält av bakgrundsdata som ska vara med i exporten.
Sök
Här kan ni söka efter respondenter, antingen genom en fritextsökning eller via urval/segment och ni kan även se vilka respondenter som har avregistrerat sig (sagt upp sig från framtida utskick).
Urval/segment
Här kan ni söka ut respondenter utifrån:
- Bakgrundsdata
- Tillhör grupp
- Fått utskick
- Besvarat utskick
Tips om ni vill uppdatera bakgrundsdata för ett specifikt urval
Genom urval/segment kan ni smidigt söka ut ett större urval av respondenter och välja att uppdatera uppgift. Då kan ni välja vilka fält (bakgrundsdata) som ni vill uppdatera och till vad.