När du redigerar eller lägger till bakgrundsdata på respondenter finns det vissa förhållningsregler som är bra att ha koll på, annars blir hanteringen av data svårhanterad och ingen trend mellan mätningar kan skapas. Systemet kommer läsa in exakt vad du skriver. Om ni i resultatarbetet vill kunna se resultatet för respondenter med "Förvaltning" som bakgrundsvariabel måste det skrivas på samma sätt på samtliga mottagare som det inkluderar. Det går alltså inte att blanda benämning för något som ska representera samma bakgrundsvariabel. Synonymer eller variationer av stavning på bakgrundsdata hanteras som unik data. Skrivs exempelvis ”Förvaltning” och ”Förvaltningen” bildas två olika variabler.
Gå igenom all bakgrundsdata, kontrollera följande:
- Använder vi rätt intervaller för tid, ålder, anställningstid, med mera?
- Är variabler med en och samma innebörd skriven exakt likadant?
- Finns det information sedan tidigare mätningar att ta hänsyn till? Använd samma namn och intervaller för bakgrundsinformation i så stor utsträckning som möjligt för att se trend sedan tidigare mätningar.
- Skrivs bakgrundsinformationen på samma sätt? Det vill säga stor bokstav i alla för- och efternamn samt enhetligt med versaler eller gemener.
- Skrivs namnet på närmaste chef med Förnamn (först) och Efternamn (sist)?