Genom att klicka på en avdelning i organisationsstrukturen får du upp en lista på samtliga personer som ligger i den avdelningen.
Justera urval i vald avdelning
Om avdelningen som du klickat in dig på innehåller en stor mängd mottagare så finns möjlighet att anpassa urvalet genom sökrutan högst upp. Där kan du söka ut mottagare utifrån olika bakgrundsvariabler.
Hantera mottagare
I mottagarlistan kan du välja att redigera en person (göra dem till chefer, lägga till uppgifter, byta e-postadress etc) genom att klicka på pennan:
Väljer du att markera mottagaren (mottagarna) i rutan till vänster så kommer 3 val i menyn "Hantera personer", Flytta till avdelning, Ändra roll samt Ta bort från avdelning:
Flytta till avdelning
Här har du möjlighet att flytta personer om de ska vara i en annan avdelning. Markera den/de personer i listan och klicka sedan på ”Flytta till avdelning”. Därefter kan du välja vilken avdelning personerna ska ligga i (förutsätter att du har behörighet till avdelningen).
Det går även att flytta mottagare genom att dra den/de mottagare till önskad nivå. Markera de mottagare som du vill flytta och klicka på ikonen för att dra personerna till rätt avdelning:
Ändra roll
Här kan du välja att ändra roll (markera eller avmarkera mottagare som chef) för dina markerade mottagare. Alla personer som är chefer behöver chefmarkeras för att Quicksearchs system ska känna igen dem som chefer och flytta upp svaren en nivå i hierarkin.
En viktig sak att tänka på, om ni i resultatarbetet vill kunna bryta på Chefer/Medarbetare, är att en chef ska både ha en bakgrundsvariabel som säger att mottagaren är chef och ha sin roll inställd på chef.
Ta bort från avdelning
Personer som tas bort från avdelning hamnar i ”Visa osorterade personer” under menyn ”Organisationsträd” och kommer raderas när undersökningen skickas ut. Det går att flytta tillbaka personer från osorterat till organisationsträdet.
Skapa nya mottagare
Du kan även skapa nya personer som ska tillhöra den gruppen som du har markerat i organisationsträdet. Viktigt att tänka på är att varje e-postadress ska vara unik för mottagaren. Det får inte finnas två (eller fler) mottagare med samma e-postadress. När du klickar på ”Skapa person” får du en meny till höger där du kan fylla i bakgrundsdata som ska vara kopplat till mottagaren. När du är klar klickar du på ”Spara person” längst ner i menyn till höger. Du kan alltid ändra uppgifter i efterhand.
Viktigt att tänka på gällande bakgrundsdata
När du redigerar eller lägger till bakgrundsdata på mottagare är det viktigt att den skrivs på samma sätt, annars blir hanteringen av data svårhanterad. För mer information, läs artikeln Uppdatera bakgrundsdata på respondenter