Ledarskap
Ledare är, liksom medarbetare, enskilda individer med helt egna personligheter. I många sammanhang glöms detta bort; medarbetarna tror att deras ledare skall vara mer eller mindre ”gudomliga”, helt utan fel eller brister. Så är ju inte fallet. Men den stora bristen är för det mesta att det inte enbart är medarbetaren som tror detta, utan även ledaren själv.
En god ledare skall vara insiktsfull, ha god människokännedom, kunna motivera - till prestation och mål, vara flexibel i tanke och handling, vara en förebild för medarbetarna, lojal med företagets värderingar, strategier och varumärke, kunna delegera ansvar och undvika detaljstyrning.
Vår egen medarbetarundersökning är ett effektivt och flexibelt verktyg som årligen används för insamling av information om en organisations tillstånd vad gäller bland annat ledarskap. Undersökningen visar hur medarbetarna i organisationen ser på ledarskapet, dvs hur ledningen fungerar i verksamheten. Syftet med vår medarbetarundersökning är att mätningen ska ge ledningen och medarbetarna besluts- och planeringsunderlag för effektiviserings-, förbättrings- och utvecklingsåtgärder, som kan ske i den egna organisationen.
En viktig del i vår årliga mätning är den återkoppling/feedback som genomförs och erhålls från resultatet i ledarskapsmätningen.
Vad är feedback?
Feedback är ett sätt för oss ledare och medarbetare att få ökad insikt i hur vi upplever varandra. En väl fungerande relation mellan ledare och arbetsgrupp kännetecknas ofta av att individerna har goda insikter om hur deras beteenden påverkar varandra. Många tycker att det är svårt att ge och ta feedback.
Feedback är information om hur bra en ledare/medarbetare lyckades i jämförelse med vad han/hon avsåg att göra. Utifrån lämnad feedback är det möjligt för personen att justera sitt arbete på egen hand. Feedbacken talar om för dig hur ditt resultat blev och ligger till grund för vidare förbättringsarbete.
Att ge och ta kritik
Att få feedback på sitt arbete från en chef/kollega kan kännas både nervöst och spännande, i synnerhet vid de första tillfällena. Att ge feedback kan också upplevas som komplicerat i början. En av förutsättningarna för effektiv feedback mellan en ledare och en medarbetare är att stämningen i gruppen är sådan att vi verkligen vågar tala om för varandra hur vi tycker att den andra fungerar samt hur vi själva känner oss; att vi vågar vara ärliga. Mötet och dialogen måste präglas av respekt från båda parter.
En mycket viktig och betydelsefull etisk regel är att feedback och samtal stannar mellan de som deltar. En annan viktig del är att var och en förbereder sig inför mötet. Det innebär exempelvis att man innan mötet läser igenom de råd som finns i arbetsmaterial för hur man ger resp. tar emot feedback.
Hur ger och tar jag feedback på ett konstruktivt sätt?
Målet med återkoppling är att förstärka det goda och tona ner det mindre bra. Man skall ha som utgångspunkt att det ofta är mycket svårt att snabbt och enkelt förändra beteenden hos människor. Utgå från vetskapen om att utveckling är en process som tar lång tid. Tänk gärna på dig själv … ingen människa är inte helt fri från fel och brister.
"Förstärk det goda - tona ner det dåliga"
Vad man däremot måste inse som ledare är att alla (både medarbetare och chef) hela tiden kan, och bör bli, bättre. Utan feedback från medarbetare och kollegor kan inte denna process ske. Tillsammans med sina medarbetare kan man utvecklas som ledare genom att arbeta med resultatet från medarbetarundersökningen.
Konstruktiv feedback:
• är tydlig för mottagaren
• fokuserar på händelser ej person
• framförs i form av specifika mål eller mått
• innehåller ej vaga antydningar eller tolkningar
• Förstärker det positiva
• Tonar ner det negativa
• ges i direkt anslutning till händelsen
Tips när du ger feedback
Förbered samtalet genom att studera resultatet från medarbetarundersökningen, den här guiden, samt materialet om utvecklingssamtal. Planera in samtalet tidsmässigt när det passar båda, det är viktigt att miljön runt om kring dig och din medarbetare är lugn och ej stressande.
> Feedback skall handla om sådant som mottagaren kan ändra på och vara avsedd att hjälpa mottagaren. Att peka på beteenden som mottagaren inte kan förändra skapar bara onödiga konflikter.
> Feedback måste vara specifik. Säg det du vill säga, så direkt som möjligt! Med för allmänt uttryckssätt kan mottagaren missförstå eller blir osäker på det egentliga budskapet.
> Feedback bör ges i rätt tid, dvs. så nära handlingen som möjligt. Detta är särskilt viktigt vid negativ feedback.
> Beskriv exakt vad du ser eller hör. Undvik att diagnosticera, tolka eller värdera.
> Känner du att någon fråga är svår att ta upp – sätt dig in i den andra personens situation – vad tror du att han eller hon upplever?
> Feedback bör framföras i egen person; använd ”jag tycker”, inte ”vi tycker”, ”alla tycker” eller ”man tycker”.
> Feedback får inte innehålla förtäckta hot. ”Om inte du…”
> Om det är mycket feedback du vill ge, fokusera bara på det viktigaste. För mycket feedback kan leda till försvarsreaktioner och låsningar hos mottagaren.
> Lyssna till mottagarens uppfattning, ta lärdom om hur han/hon uppfattar situationen; både det som är positivt och det som är negativt.
> Var intresserad, se samtalet som en möjlighet.
När jag ger feedback….
• riktar jag mig i min återkoppling TILL mottagaren
• säger jag i min återkoppling JAG
• beskriver jag i min återkoppling de beteenden som JAG SER
• ger jag SPECIFIK återkoppling
• ger jag återkoppling på beteende som mottagaren KAN GÖRA NÅGOT ÅT
• kontrollerar jag att mottagaren UPPFATTAR och FÖRSTÅR min återkoppling
• ger jag återkopplingen i RÄTT TID
• ger jag LAGOM mycket återkoppling
• ger jag återkopplingen när den är ÖNSKAD
• ger jag mottagaren en möjlighet att KONTROLLERA min återkoppling med andra
Tips vid mottagande av feedback
Att ta emot feedback kan vara lika svårt som att ge feedback. Feedback kan få oss att rodna och försöka negligera vår egen betydelse genom att vifta bort berömmande ord.
Negativ Feedback kan utlösa ett behov av att förklara sig eller försvara sig eftersom ens egna uppfattning om situationen ofta skiljer sig från avsändarens.
För att kommunikationen ska kunna hållas öppen och fortsatt feedback uppmuntras är det därför viktigt att jag som mottagare in i det längsta anstränger mig att lyssna till den feedback som ges. På så sätt visar jag att feedback är välkommen, även om den kan vara obehaglig. Jag visar också givaren att jag respekterar hans/hennes rätt att tycka och känna som den gör inför mitt beteende. Att lyssna innebär i detta fall samma sak som att jag är tyst, ser på personen och försöker förstå vad den vill säga. Sedan jag väl tagit emot feedback kan vi genom dialog tillsammans klarlägga eventuella missförstånd.
>Lyssna till informationen som ges utan att avbryta.
>Visa respekt och försöka förstå vad den som ger feedback vill säga.
>Reflektera över den information du har fått. Ge dig själv tid att känna efter vad du själv tycker, svara inte direkt.
>Anteckna gärna. Genom att repetera vad den andre har sagt eller sammanfatta med egna ord (”parafrasera”) kontrollerar jag om jag uppfattat återkopplingen rätt.
>Ställ frågor och följdfrågor för att klarlägga eventuella missförstånd.
>Om kritiken är positiv - slå den inte ifrån dig. Njut av berömmet. Du har förtjänat det. Berätta för någon annan så varar njutningen ännu längre.
>Om kritiken är negativ - försök att undvika att gå i försvarsställning.
>Tänk på att den som ger dig feedback vill väl. Se på informationen som en värdefull ”gåva” som kan användas för utveckling.
När jag tar emot feedback…
• FRÅGAR jag för att vara säker på att jag förstår
• förhör jag mig om SKÄLEN
• LYSSNAR jag och undviker försvar och förklaringar
• diskuterar jag alternativa PROBLEMLÖSNINGAR
• kontrollerar jag att jag FÖRSTÅTT vad som sagts
• analyserar och planerar ÅTGÄRDER
Svåra situationer
Uppkommer en situation som upplevs som svårhanterlig kontakta HR-avdelningen som kan bistå med hjälp.
Dokumentation
Genomför dokumentation i samband med utvecklingssamtalet. Använd resultatet från vår medarbetarundersökning och gör anteckningar och formulera mål i de handlingar som finns i utvecklingssamtalet.